Jedes Vereinsmitglied das eine Veranstaltung, Aktion, etc. organisieren möchte, plant diese einfach. Es gibt nur ein paar Punkte zu beachten. Diese betreffen insbesondere die Ankündigung und Einladung sowie die Anmeldungsmöglichkeit für die Teilnehmenden.
Bei Fragen wendet euch gerne an vorstand@studienfondscommunity.de
- Bei der Terminwahl berücksichtigt bitte, dass wir unsere Veranstaltungen nicht selbst kanibalisieren und zu viele gleichzeitig bzw. im gleichen Zeitraum anbieten.
- Wenn ihr einen Zugang zur WordPress Seite habt, könnt ihr die Veranstaltung dort selbst im Kalender anlegen. Habt ihr keinen Zugang, sendet bitte alle Infos an vorstand@studienfondscommunity.de, damit jemand die Veranstaltung für euch eintragen kann.
- Zugänge zur WordPress Seite werden auf Anfrage an Mitglieder vergeben, die regelmäßig eigene Veranstaltungen organisieren.
- Bei Veranstaltungen zu denen nicht via Website eingeladen werden soll, ist es trotzdem wichtig, dass diese auf der Website als Veranstaltung aufgenommen werden: Der Vorstand muss einen Überblick über Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins behalten können und wissen was deren Inhalt ist, u.a. wegen Berichtslegungspflichten an das Finanzamt und die Mitgliederversammlung. Für solche Veranstaltungen müsst ihr dann natürlich keine Anmeldungen über die Website annehmen.
- Müsst ihr zu gewissen Veranstaltungen schon vorzeitig etwas bspw. mit anderen Vereinsmitgliedern, der Stiftung, oder anderen Externen absprechen, nehmt die Veranstaltung bitte schon davor in den Veranstaltungskalender auf der Website auf. Das ermöglicht allen einen Überblick und organisatorisch handlungsfähig zu bleiben, wenn andere Personen bspw. der Vorstand zu Vereinsaktivitäten angesprochen werden.
- Schreibt einen kurzen Text zur Ankündigung der Veranstaltung mit der Info worum es geht, sowie dem konkreten Termin. Den Veranstaltungsort könnt ihr in dem Text mit angeben, könnt ihr aber auch später via Mail den angemeldeten Teilnehmenden mitteilen. Gerade bei Veranstaltungen die eine gewisse Organsiation in Abhängigkeit von der Teilnehmendenanzahl brauchen, kann es hilfreich sein, die Veranstaltungsdetails nur den Angemeldeten mitzuteilen.
- Die Anmeldungen zu Veranstaltungen laufen über unsere WordPress Seite. Für die Anmeldungsmöglichkeit richtet ihr in der Veranstaltung ein „Ticket“ ein. Die Anmeldungen könnt ihr darüber später auch selbst abfragen.
- Ist der Termin im Kalender auf der Website fertig, muss dieser in der Regel noch durch die Studienfonds App an alle Stipendiat:innen und Ehemaligen (oder eine andere passende Zielgruppe) verteilt werden. Für die App ist die Stiftung Studienfonds OWL zuständig, daher muss dies über die Geschäftsstelle der Stiftung laufen. Um euren Termin in die App zu bekommen, schreibt eine Mail an k.urhahne@studienfonds-owl.de mit Verweis (Link) auf eure Veranstaltung im Kalender auf unserer Website. Weist in der Mail bitte darauf hin, dass die Anmeldung über unsere Website und nicht die App geschieht.
- Denkt daran, dass das Eintragen in die App und die Verteilung, also bis letztlich die Benachrichtigungen bei den Stipendiat:innen und Ehemaligen via App ankommen, einige Tage in Anspruch nehmen kann.
- Ihr könnt eure Veranstaltung auch auf Social Media (Instagram) bewerben: Schreibt dafür an Nicole, via socialmedia@studienfondscommunity.de
- Wenn die Veranstaltung vorüber ist, könnt ihr einen kurzen Bericht für die Website schreiben (läuft dort unter „Beiträge“ und muss in die Kategorie „Allgemein“) oder ein paar Bilder o.ä. über Instagram teilen. Für letztes schreibt an Nicole, via socialmedia@studienfondscommunity.de
- Denkt an den Datenschutz bei Fotos von Personen! Gebt bitte an wer das Foto gemacht hat, wenn es nicht von euch selbst ist.